ДОТООДЫН БАРИМТ БИЧИГТЭЙ АЖИЛЛАХ ЖУРАМ

 

 

Нэг. Нийтлэг үндэслэл

1.1.Энэхүү журмын зорилго нь Говьсүмбэр аймгийн нийтийн номын сангийн ирсэн, явуулсан баримт бичгийн  төслийг зохиох, зөвшөөрүүлэх /виз авах/, бүртгэх, олшруулах, тараах, хяналтад авахтай  холбоотой харилцааг зохицуулахад оршино.

1.2.Байгууллагад ирсэн болон явуулах албан бичгийг бүртгэх, шилжүүлэх ажлыг албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврын 3, 4 дүгээр заалтыг мөрдөж ажиллана.

Хоёр. Баримт бичгийг хүлээн авах, явуулах

2.1.Байгууллагад ирсэн албан бичгийг бичиг хэрэгт төвлөрсөн журмаар хүлээн авна. Ирсэн бичгийг хүлээж авсны дараа хаяг, бүрдлийг шалгаж бүртгэх, урьдчилан танилцах, ангилах, удирдлагад танилцуулж цохолт хийлгэх, холбогдох ажилтанд шилжүүлэх зэрэг ажилбарыг албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтан гүйцэтгэнэ.

2.2.Албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтан албан бичгийг хүлээж авахдаа юуны өмнө зөв хаягласан, бүрдэл дутуу эсэх зэргийг шалгаж баримт бичгийн бүртгэлд бүртгэнэ. Хэрэв зөрчилтэй бол ирсэн хаягаар нь буцааж хүргүүлэх арга хэмжээг авна.

2.3.“Нууц”, “Гарт” нь гэсэн баримт бичгийг задлалгүй,  дугтуйн гаднах хаягаар бүртгэж холбогдох ажилтанд задлалгүй шилжүүлнэ хэрэв нууц баримт бичгийг задруулсан албан хаагчийг байгууллагын нууцын тухай хууль болон байгууллагын нууцын тухай журмын дагуу хариуцлага тооцоно.

2.4.Байгууллагын цахим шуудангийн албан ёсны хаягаар ирсэн цахим баримтыг бичиг хэрэгт хүлээн авч, бүртгэнэ. Удирдлагад дотоод сүлжээгээр, эсвэл түүнийг хэвлэж танилцуулна.

2.5.Яаралтай бичгийг ирсэн даруйд нь бүртгэнэ. Бусад бичгийг ирсэн өдөрт нь  багтаан, хэрэв амралтын өдрүүдэд таарсан бол ажлын эхний өдөрт бүртгэж, холбогдох хэлтэс алба, ажилтанд шилжүүлнэ.

2.6.Албан бичгийг зохион байгуулалтын нэгж, ажилтанд хаяглан ирүүлсэн бол удирдлагад танилцуулахгүйгээр шууд бүртгэж, холбогдох хаягаар шилжүүлнэ.

Байгууллагад ирсэн бичгийг тухайн өдөр нь дотооддоо үүссэн баримт бичгийг гарын үсэг зурж, батлагдсан өдөр нь зөвхөн 1 удаа бүртгэнэ.

2.7.Бичиг хэрэгт бүртгэгдээгүй баримт бичгийг хүлээн авахыг хориглоно. Онцгой тохиолдолд бүртгэлгүй баримт бичиг хүлээн авсан ажилтан өөрийн биеэр бичиг хэргийн ажилтанд бүртүүлнэ.

2.8.Явуулах баримт бичгийн утга, агуулга, хэл найруулга, бүрдлийг боловсруулсан ажилтан хариуцна.

2.9.Стандартын дагуу зөв бүрдүүлсэн, бичиг хэрэгт бүртгүүлж, огноо, бүртгэлийн дугаар авсан баримт бичгийг зохих хаягаар нь явуулна.

2.10.Явуулах баримт бичгийг хүлээн авч шалгах, бүртгэх, ангилах, дугтуйлах, хаяглах, гадагш илгээх ажлыг бичиг хэргийн ажилтан хариуцан гүйцэтгэнэ.

2.11. Явуулах баримт бичгийг баримт бичиг хүлээлцэх дэвтэрийн дагуу шуудангийн байгууллагаар дамжуулах хүргэх, дотооддоо тараах яаралтай бичгийг Нийтлэг үйлчилгээний алба хариуцан гүйцэтгэнэ.

Гурав. Баримт бичгийг боловсруулах, дотоодын

баримт бичигтэй ажиллах

3.1.Байгууллагын удирдлагын цохолттой бичгийг холбогдох ажилтанд шийдвэрлүүлэхээр шилжүүлэхдээ хэлтсийн даргад заавал урьдчилан мэдэгдсэн байна.

3.2.Асуудлыг хянан шийдвэрлэх явцад боловсруулсан баримт бичгийн төсөлд холбогдох хэлтэс, албан тушаалтнаас холбогдох хэлтэс, ажилтнаас санал авна.

3.3.Баримт бичгийг төслөөр боловсруулахдаа тухайн баримттай холбоотой мэдээ материал, тоо баримтын үнэн зөвийг тухайн ажилтан биечлэн хариуцна.

3.4.Уншиж нийлээгүй, албан бичгийн стандартын шаардлага хангаагүй, холбогдох хэлтсийн даргаар хянуулаагүй, зохих журмын дагуу санал, виз аваагүй баримт бичгийг удирдлагад танилцуулахыг хориглоно.

3.5.Захирамжлалын баримт бичгийг холбогдох мэргэжилтэн боловсруулан хэлтсийн дарга нараар хянуулсны дараа хууль тогтоомжид нийцэж байгаа эсэхийг Хууль зүйн хэлтсийн даргаар дахин хянуулсан байна.

3.6.Хуралдааны тэмдэглэлтэй зөвхөн хурал удирдсан албан тушаалтан танилцаж баталгаажуулна.

3.7.Баримт бичгийн төсөлд санал, виз авч эцэслэн боловсруулсны дараа удирдлагаар хянуулж, батлуулах бөгөөд бичиг хэрэгт бүртгүүлсний дараа холбогдох газарт явуулж, үлдэх хувийг бичиг хэрэгт хадгална.

3.8.Боловсруулалтын шаардлага хангаагүй, утга, агуулга, хэл найруулга нь тодорхой бус, үг үсгийн алдаатай баримт бичиг зохион бүрдүүлсэн бол боловсруулсан ажилтан хариуцлага хүлээнэ.

3.9.Төслийн шатанд боловсрогдож байгаа, албан ёсны болж батлагдаагүй баримт бичгийг зөвхөн албан ажлын журмаар, тодорхой хүмүүсийн хүрээнд үзэж ашиглана.

3.10.Зохих журмын дагуу боловсруулж, санал виз авсны дараа захирамжлалын баримт бичиг /тогтоол, тушаал, захирамж г.м/-ийн төслийг даргаар батлуулахаар оруулна.

3.11.Батлагдсан тушаал, захирамжийг бүртгэх, хувилж олшруулах, холбогдох хэлтэс, ажилтан нарт шуурхай хүргүүлэх ажлыг бичиг хэргийн ажилтан хариуцна.

3.12.Номын сангийн хурлын тэмдэглэлийг хөтлөх албажуулах, төрөлжүүлэх, оны эхнээс нэгдсэн дугаар өгч бүртгэх, эмх цэгцтэй хадгалах, ашиглах асуудлыг зөвлөлийн хурал хариуцсан ажилтанд хариуцуулна.

3.13.Анхан шатны нэгж бүр хөтлөх хэргийн жагсаалт, байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл ирсэн, явуулсан баримт бичгийн бүртгэлийг холбогдох ажилтнуудын оролцоотойгоор тухайн жилийн эхэнд хэлтэс албадын дарга нараар батлуулна.

3.14.Бичиг хэргийн ажилтан нь хэвлэмэл хуудасны ашиглалтад хяналт тавьж дугаарлах, бүртгэл хөтлөх, буруу бичилт хийж устгасан тохиолдолд буруутай ажилтнаар өөрөөр нь төлүүлэх арга хэмжээг авч ажиллана.

3.15.Бичиг хэргийн ажилтан дээр хэрэглэгдэж байгаа хэвлэмэл хуудсыг хэлтэс албадын ажилтан нарт ашиглуулахыг хориглоно.

3.16. Засгийн газрын тогтоол, УИХ-ын тогтоол, тэмдэглэл, бусад шийдвэрийг хэлтсүүд өөрийн харъяа агентлаг руу  хувилж хүргүүлэх ажлыг зохион байгуулна.

3.17.Засгийн газргын тогтоол, Засаг даргын захирамж, Захирлын тушаал зэрэг байнга хадгалах баримт бичгийг дараа оны 1-р улиралд багтаан байгууллагын архивт шилжүүлэн мэдээллийг архивын цахим санд оруулж лавлагаа мэдээлэл олгох ажлыг архив хариуцсан ажилтан гүйцэтгэнэ.

Дөрөв. Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг тооцох

4.1.Гаднаас ирсэн, гадагш явуулсан ба дотооддоо боловсруулсан баримт бичгийн нийт хэмжээг бүртгэлийн журнал, бүртгэл хяналтын карт, өгөгдлийн санд байгаа мэдээллийг үндэслэн гаргана.

4.2.Баримт бичгийн эргэлтийн нийт тоо хэмжээ, өөрчлөлт, хөдөлгөөнийг бичиг хэргийн ажилтан нэгтгэн удирдлагад улирал бүр танилцуулж байна.

4.3.Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээгбичвэр бүхий А-4 хэмжээтэй хуудасны тоогоор гаргана. Олшруулсан хувийг эх бичгээс тусад нь тоолно. Хоёр талдаа бичвэртэй баримтын хуудсыг 2 хуудсанд, А-5 хэмжээний 2 хуудас албан бичгийг 1 хуудсанд тооцно.

.4.4 Баримт бичгийн эргэлтийг тооцохдоо эхлээд хэлтэс бүрээр нь тоолж, дараа нь байгууллагын хэмжээнд тоолж улирал, жилээр нэгтгэн гаргана. Баримт бичгийн эргэлтийн хэмжээг тогтоох ажлыг бичиг хэргийн ажилтан хариуцна.

.4.5.Байгууллагад ирсэн болон дотооддоо боловсруулсан барим бичгийг тус тусад нь тоолно. Гадагш явуулсан, дотооддоо боловсруулсан баримт бичгийн давхардлыг зөв тооцож тусгана.

Тав. Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих

5.1.Удирдлагаас өгсөн үүрэг даалгавар, яаралтай шийдвэрлэх болон хариу шаардлагатай бүх бичгийг хяналтад авна.

5.2.Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих ажлыг бичиг хэргийн ажилтан хариуцна.

5.3.Баримт бичгээр тавигдсан асуудлыг шийдвэрлэх үйл ажиллагаа хэр чанартай, зөв явагдаж байгаад хэлтсийн дарга нар хяналт тавьж дүгнэнэ.

5.4.Баримт бичгийн шийдвэрлэх хугацааг байгууллагын дотоод баримт бичгийн хувьд тэдгээрийг баталж, мөрдүүлс:эн өдрөөс, гаднаас ирсэн бичгийн хувьд бичиг хэрэгт бүртгэж, хүлээн авсан, шийдвэрлэх бичгийн хувьд удирдлага цохолт хийж, холбогдох хэлтэс, мэргэжилтэнд шилжүүлсэн өдрөөс эхэлж тооцно.

Зургаа. Баримт бичгийн шийдвэрлэх хугацаа:

6.1.Баримт бичгээр тавьсан асуудлыг дараах хугацаанд шийдвэрлэнэ. Үүнд:

-Шууд шийдвэрлэж болох асуудлыг 1-3 хоногт, бусад асуудлыг 10 хоногийн дотор:

-Бусад байгууллагатай хамтарч шийдвэрлэх, нэмэлт судалгаа, тодруулга хийх бол 30 хоногийн дотор:

-Удирдлага танилцаад шийдвэрлэх хугацааг нь заасан бол дурдсан хугацааны дотор:

-Яаралтай албан бичиг, факсын хариуг 1-3 хоногт:

-Иргэдийн өргөдөл, гомдлын хариуг холбогдох хууль, тогтоомжид заасан хугацаанд

-Баримт бичигт асуудал шийдвэрлэх хугацааг заасан бол дурдсан хугацаанд нь явуулна.

-Шийдвэрлэгдэж дууссан албан бичгийг 1 хоногийн дотор албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтанд өгч бичиг хэрэгт  төвлөрүүлэн хадлгална.

Долоо. Хариуцлага

7.1. Энэхүү журам зөрчсөн албан хаагчийг дотоод журамд заасан дагуу хариуцлага хүлээлгэнэ.